Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI „BATOREGO 12”
obowiązująca od dnia 1 września 2026 r.
§ 1. Informacje ogólne
1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z internetowej aplikacji „Batorego 12”, zwanej dalej „Aplikacją”.
2. Aplikacja służy do obsługi spraw związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną, komunikacją pomiędzy Wspólnotą a właścicielami lokali, udostępnianiem dokumentów, rozliczeniami, zgłaszaniem usterek i awarii oraz przeprowadzaniem głosowań właścicieli lokali.
3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji jest:
Wspólnota Mieszkaniowa Właścicieli Lokali Nieruchomości przy ul. Stefana Batorego 12 w Białej Podlaskiej
ul. Księcia Witolda 19 lok. 15
21-500 Biała Podlaska
NIP: 5372649320
REGON: 367237551
e-mail: zarzad[at]batorego12.eu
zwana dalej „Administratorem” lub „Wspólnotą”.
4. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: zarzad[at]batorego12.eu.
§ 2. Dostęp do Aplikacji i zakładanie kont
1. Konta użytkowników nie są tworzone samodzielnie przez użytkowników.
2. Konto w Aplikacji jest tworzone przez administratora systemu na podstawie danych pozostających w dyspozycji Wspólnoty i w związku z wykonywaniem zadań dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną.
3. Loginem użytkownika jest co do zasady jego adres e-mail.
4. Użytkownik samodzielnie ustala hasło do swojego konta i może je następnie zmienić zgodnie z funkcjonalnością Aplikacji.
5. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania danych umożliwiających zalogowanie się do Aplikacji w poufności oraz do nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.
§ 3. Kategorie przetwarzanych danych
W związku z korzystaniem z Aplikacji Administrator może przetwarzać w szczególności:
a) imię i nazwisko;
b) adres e-mail;
c) numer telefonu;
d) adres lokalu i numer lokalu;
e) informacje dotyczące miejsc postojowych;
f) adres do korespondencji;
g) numer rachunku bankowego;
h) informacje o udziale właściciela w nieruchomości wspólnej;
i) numer księgi wieczystej;
j) informacje dotyczące rozliczeń ze Wspólnotą, w tym naliczeń, wpłat, sald, zaległości i innych rozliczeń związanych z zarządzaniem nieruchomością;
k) informacje dotyczące udziału w głosowaniach, w tym fakt oddania głosu, treść głosu, udział przypisany właścicielowi oraz historię głosowań;
l) treść zgłoszeń, wiadomości, komentarzy i innych komunikatów przekazywanych za pomocą Aplikacji;
m) zdjęcia, pliki i dokumenty dodawane do zgłoszeń lub innych funkcjonalności Aplikacji;
n) informacje związane z korzystaniem z dokumentów i funkcjonalności udostępnianych w ramach Aplikacji;
o) dane techniczne związane z korzystaniem z Aplikacji i serwera, w szczególności adres IP, data i czas połączenia, informacje dotyczące żądania skierowanego do serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym oraz dane zawarte w logach serwerowych i logach bezpieczeństwa — w zakresie, w jakim dane te są generowane przez infrastrukturę informatyczną.
Administrator nie wykorzystuje Aplikacji do pozyskiwania precyzyjnej lokalizacji urządzenia użytkownika.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane w celu:
1. prowadzenia i aktualizowania informacji o właścicielach lokali oraz przypadających im udziałach;
2. zarządzania nieruchomością wspólną;
3. prowadzenia rozliczeń finansowych Wspólnoty;
4. prowadzenia ewidencji kosztów, zaliczek, należności, wpłat oraz innych rozliczeń;
5. wykonywania obowiązków Zarządu Wspólnoty;
6. przeprowadzania głosowań właścicieli lokali, ustalania wyników głosowania i dokumentowania sposobu podejmowania uchwał;
7. udostępniania właścicielom dokumentów dotyczących Wspólnoty;
8. obsługi zgłoszeń dotyczących usterek, awarii, napraw, nieruchomości wspólnej oraz innych spraw związanych z funkcjonowaniem Wspólnoty;
9. umożliwienia komunikacji pomiędzy użytkownikami Aplikacji oraz pomiędzy użytkownikami a Zarządem;
10. przekazywania powiadomień związanych z działalnością Wspólnoty;
11. zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, kontroli dostępu, wykrywania błędów i nadużyć oraz prowadzenia niezbędnych logów technicznych;
12. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawę prawną przetwarzania stanowi, zależnie od rodzaju czynności:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Wspólnocie lub jej Zarządzie, w szczególności wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak zapewnienie sprawnego zarządzania nieruchomością, komunikacji, zapewnienie bezpieczeństwa systemu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
w przypadkach, w których konkretny sposób przetwarzania wymaga zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
§ 5. Głosowania właścicieli lokali
1. Aplikacja umożliwia przeprowadzanie głosowań dotyczących uchwał Wspólnoty.
2. W celu zapewnienia możliwości ustalenia prawidłowości głosowania Aplikacja może przechowywać informacje pozwalające określić w szczególności:
a) osobę uprawnioną do głosowania;
b) lokal i udział przypisany do głosu;
c) datę i czas oddania głosu;
d) treść oddanego głosu;
e) uchwałę, której dotyczył głos;
f) historię przeprowadzonych głosowań.
3. Dane dotyczące głosowań mogą być przechowywane również po zakończeniu głosowania, jeżeli jest to niezbędne do udokumentowania prawidłowości podjęcia uchwały, wykonania obowiązków Administratora albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
§ 6. Zgłoszenia, zdjęcia i dokumenty
1. Użytkownik może za pomocą Aplikacji przekazywać zgłoszenia dotyczące w szczególności awarii, usterek oraz innych spraw związanych z nieruchomością.
2. Do zgłoszenia mogą zostać dołączone zdjęcia lub dokumenty.
3. Treści publikowane przez użytkownika mogą, zależnie od rodzaju funkcjonalności, być widoczne dla innych uprawnionych użytkowników Aplikacji.
4. Użytkownik powinien unikać zamieszczania w zgłoszeniach lub załącznikach danych osobowych osób trzecich, które nie są niezbędne do rozpatrzenia sprawy.
5. W szczególności użytkownik nie powinien bez potrzeby zamieszczać kopii dokumentów tożsamości, numerów PESEL, danych dotyczących zdrowia, danych finansowych osób trzecich ani innych informacji o charakterze prywatnym, jeżeli ich przekazanie nie jest konieczne do rozwiązania zgłoszonej sprawy.
§ 7. Komunikacja w ramach Aplikacji
1. Aplikacja może umożliwiać komunikację pomiędzy użytkownikami oraz przekazywanie informacji przez Zarząd Wspólnoty.
2. Aplikacja nie zapewnia prywatnej komunikacji pomiędzy użytkownikami, o ile dana funkcjonalność nie stanowi wyraźnie inaczej.
3. Użytkownik powinien przyjąć, że informacje zamieszczane w obszarach wspólnej komunikacji mogą zostać udostępnione pozostałym użytkownikom posiadającym dostęp do danego obszaru Aplikacji.
§ 8. Powiadomienia
1. Administrator może przekazywać użytkownikom informacje dotyczące funkcjonowania Wspólnoty, rozliczeń, dokumentów, uchwał, głosowań, awarii, zgłoszeń i innych spraw związanych z zarządzaniem nieruchomością.
2. Powiadomienia mogą być przekazywane za pomocą:
a) Aplikacji;
b) powiadomień typu push;
c) poczty elektronicznej;
d) wiadomości SMS;
e) komunikatora WhatsApp.
3. Uruchomienie nowego kanału komunikacji może wiązać się z korzystaniem z usług zewnętrznego dostawcy. Przed rozpoczęciem wykorzystywania takiego kanału Administrator zapewni wymagane prawem informacje dotyczące przetwarzania danych, w szczególności jeżeli korzystanie z danego dostawcy będzie powodowało przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
4. Kanały komunikacji wskazane powyżej służą komunikacji związanej z funkcjonowaniem Wspólnoty. Administrator nie wykorzystuje danych użytkowników w Aplikacji do przesyłania reklam ani marketingu niezwiązanego z działalnością Wspólnoty.
§ 9. Dane techniczne, logi oraz pliki cookies
1. W związku z korzystaniem z Aplikacji serwer może automatycznie rejestrować dane techniczne niezbędne do zapewnienia działania, bezpieczeństwa i diagnostyki systemu.
2. Dane te mogą obejmować w szczególności adres IP, datę i godzinę połączenia, informacje dotyczące przeglądarki, systemu operacyjnego, żądanego zasobu oraz informacje o błędach i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.
3. Aplikacja może wykorzystywać technicznie niezbędne mechanizmy przechowywania informacji w urządzeniu użytkownika, w szczególności pliki cookies lub podobne mechanizmy, jeżeli są konieczne do utrzymania sesji, zalogowania użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania Aplikacji.
4. Administrator nie wykorzystuje Aplikacji do celów reklamy behawioralnej.
5. Administrator nie wykorzystuje danych użytkowników do profilowania marketingowego.
§ 10. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane:
1. członkom Zarządu Wspólnoty i osobom upoważnionym do wykonywania czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością;
2. dostawcy infrastruktury hostingowej:
**Prociv spółka z ograniczoną odpowiedzialnością**
ul. Czerniawska 2A/27
50-576 Wrocław
KRS: 0000393293
NIP: 8971776931
REGON: 021669296
operatorowi serwisu VH.PL;
3. dostawcom usług informatycznych niezbędnych do funkcjonowania lub zabezpieczenia Aplikacji;
4. dostawcom poczty elektronicznej oraz systemów dostarczania powiadomień;
5. dostawcom usług SMS lub WhatsApp — po uruchomieniu takich funkcjonalności;
6. podmiotom świadczącym na rzecz Wspólnoty usługi prawne, księgowe, techniczne lub administracyjne — jeżeli dostęp do określonych danych jest niezbędny do wykonania ich zadań;
7. organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
W zakresie treści publikowanych przez użytkownika w częściach Aplikacji dostępnych innym użytkownikom odbiorcami danych mogą być również pozostali użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia dostępu.
§ 11. Hosting i kopie bezpieczeństwa
1. Aplikacja jest utrzymywana przy wykorzystaniu infrastruktury hostingowej VH.PL, której operatorem jest Prociv sp. z o.o.
2. Zgodnie z przyjętym modelem technicznym kopie zapasowe danych mogą być wykonywane przez dostawcę usług hostingowych.
3. Kopie zapasowe służą zapewnieniu ciągłości działania, integralności i możliwości odtworzenia danych w przypadku awarii, błędu lub incydentu bezpieczeństwa.
4. Dostęp do kopii zapasowych oraz okres ich przechowywania podlega zasadom bezpieczeństwa i retencji przyjętym przez Administratora oraz dostawcę infrastruktury.
§ 12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Podstawowa infrastruktura hostingowa Aplikacji znajduje się w Polsce.
2. Administrator dąży do korzystania z usług umożliwiających przetwarzanie danych na terytorium Polski lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Niektóre przyszłe funkcjonalności, w szczególności związane z zewnętrznymi systemami powiadomień lub komunikatorami, mogą korzystać z usług podmiotów prowadzących działalność również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
4. Jeżeli uruchomienie takiej funkcjonalności będzie wiązało się z przekazaniem danych osobowych do państwa trzeciego, Administrator zastosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO i odpowiednio uzupełni informacje przekazywane użytkownikom.
§ 13. Okres przechowywania danych
1. Dane związane z aktywnym kontem są przetwarzane przez okres, w którym użytkownik posiada uprawnienie do korzystania z Aplikacji oraz przez dalszy okres, w którym przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków Wspólnoty.
2. Utrata prawa własności lokalu, zaprzestanie korzystania z Aplikacji albo zamknięcie konta nie powodują automatycznego usunięcia wszystkich danych użytkownika.
3. Dane dotyczące rozliczeń, dokumentacji Wspólnoty, własności lokalu, udziałów, uchwał i głosowań mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działań Wspólnoty.
4. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia odpowiedniego postępowania.
5. Dane zawarte w zgłoszeniach dotyczących awarii i usterek są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia, udokumentowania wykonanych działań oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.
6. Dane techniczne i logi systemowe są przechowywane przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, diagnostyki i zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji.
7. Dane zawarte w kopiach zapasowych mogą pozostawać w nich do czasu nadpisania lub usunięcia właściwej kopii zgodnie z harmonogramem wykonywania i przechowywania kopii zapasowych.
8. Po ustaniu celu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane albo dozwolone na podstawie przepisów prawa.
§ 14. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują — na zasadach określonych w RODO — w szczególności:
a) prawo dostępu do swoich danych;
b) prawo otrzymania kopii danych;
c) prawo sprostowania nieprawidłowych danych;
d) prawo żądania usunięcia danych;
e) prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
f) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
g) prawo do przenoszenia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w art. 20 RODO;
h) w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie — prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo żądania usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem, w szczególności jeżeli ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem: zarzad[at]batorego12.eu
§ 15. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, którym w Polsce jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wyłącza możliwości korzystania z innych środków ochrony prawnej przewidzianych przepisami prawa.
§ 16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe przetwarzane w ramach Aplikacji nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Aplikacja nie służy do profilowania użytkowników w celach marketingowych lub reklamowych.
§ 17. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych odpowiednio do charakteru przetwarzanych danych i związanego z tym ryzyka.
Dostęp do danych powinny posiadać wyłącznie osoby, które potrzebują go w związku z wykonywaniem powierzonych im zadań.
Administrator podejmuje działania służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
§ 18. Aktualność danych
Użytkownik powinien poinformować Wspólnotę o zmianie danych mających znaczenie dla zarządzania nieruchomością lub korzystania z Aplikacji, w szczególności zmianie adresu e-mail, numeru telefonu lub adresu do korespondencji.
Administrator może aktualizować dane na podstawie informacji uzyskanych zgodnie z prawem w ramach wykonywania obowiązków Wspólnoty.
§ 19. Usunięcie lub dezaktywacja konta
Użytkownik nie usuwa samodzielnie konta z poziomu Aplikacji.
Wniosek dotyczący dezaktywacji konta lub usunięcia danych można przekazać Wspólnocie, w szczególności na adres: zarzad@batorego12.eu
Dezaktywacja konta nie jest równoznaczna z usunięciem wszystkich danych dotyczących użytkownika, jeżeli Wspólnota posiada podstawę prawną do ich dalszego przetwarzania.
§ 20. Zmiany Polityki Prywatności
1. Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
a) zmiany przepisów prawa;
b) zmiany sposobu działania Aplikacji;
c) uruchomienia nowych funkcjonalności;
d) rozpoczęcia korzystania z nowych dostawców usług;
e) zmiany zakresu lub sposobu przetwarzania danych osobowych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest udostępniana użytkownikom w Aplikacji.
3. Jeżeli zmiana ma istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych, użytkownicy zostaną o niej poinformowani w odpowiedni sposób.
obowiązująca od dnia 1 września 2026 r.
§ 1. Informacje ogólne
1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z internetowej aplikacji „Batorego 12”, zwanej dalej „Aplikacją”.
2. Aplikacja służy do obsługi spraw związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną, komunikacją pomiędzy Wspólnotą a właścicielami lokali, udostępnianiem dokumentów, rozliczeniami, zgłaszaniem usterek i awarii oraz przeprowadzaniem głosowań właścicieli lokali.
3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji jest:
Wspólnota Mieszkaniowa Właścicieli Lokali Nieruchomości przy ul. Stefana Batorego 12 w Białej Podlaskiej
ul. Księcia Witolda 19 lok. 15
21-500 Biała Podlaska
NIP: 5372649320
REGON: 367237551
e-mail: zarzad[at]batorego12.eu
zwana dalej „Administratorem” lub „Wspólnotą”.
4. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: zarzad[at]batorego12.eu.
§ 2. Dostęp do Aplikacji i zakładanie kont
1. Konta użytkowników nie są tworzone samodzielnie przez użytkowników.
2. Konto w Aplikacji jest tworzone przez administratora systemu na podstawie danych pozostających w dyspozycji Wspólnoty i w związku z wykonywaniem zadań dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną.
3. Loginem użytkownika jest co do zasady jego adres e-mail.
4. Użytkownik samodzielnie ustala hasło do swojego konta i może je następnie zmienić zgodnie z funkcjonalnością Aplikacji.
5. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania danych umożliwiających zalogowanie się do Aplikacji w poufności oraz do nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.
§ 3. Kategorie przetwarzanych danych
W związku z korzystaniem z Aplikacji Administrator może przetwarzać w szczególności:
a) imię i nazwisko;
b) adres e-mail;
c) numer telefonu;
d) adres lokalu i numer lokalu;
e) informacje dotyczące miejsc postojowych;
f) adres do korespondencji;
g) numer rachunku bankowego;
h) informacje o udziale właściciela w nieruchomości wspólnej;
i) numer księgi wieczystej;
j) informacje dotyczące rozliczeń ze Wspólnotą, w tym naliczeń, wpłat, sald, zaległości i innych rozliczeń związanych z zarządzaniem nieruchomością;
k) informacje dotyczące udziału w głosowaniach, w tym fakt oddania głosu, treść głosu, udział przypisany właścicielowi oraz historię głosowań;
l) treść zgłoszeń, wiadomości, komentarzy i innych komunikatów przekazywanych za pomocą Aplikacji;
m) zdjęcia, pliki i dokumenty dodawane do zgłoszeń lub innych funkcjonalności Aplikacji;
n) informacje związane z korzystaniem z dokumentów i funkcjonalności udostępnianych w ramach Aplikacji;
o) dane techniczne związane z korzystaniem z Aplikacji i serwera, w szczególności adres IP, data i czas połączenia, informacje dotyczące żądania skierowanego do serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym oraz dane zawarte w logach serwerowych i logach bezpieczeństwa — w zakresie, w jakim dane te są generowane przez infrastrukturę informatyczną.
Administrator nie wykorzystuje Aplikacji do pozyskiwania precyzyjnej lokalizacji urządzenia użytkownika.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane w celu:
1. prowadzenia i aktualizowania informacji o właścicielach lokali oraz przypadających im udziałach;
2. zarządzania nieruchomością wspólną;
3. prowadzenia rozliczeń finansowych Wspólnoty;
4. prowadzenia ewidencji kosztów, zaliczek, należności, wpłat oraz innych rozliczeń;
5. wykonywania obowiązków Zarządu Wspólnoty;
6. przeprowadzania głosowań właścicieli lokali, ustalania wyników głosowania i dokumentowania sposobu podejmowania uchwał;
7. udostępniania właścicielom dokumentów dotyczących Wspólnoty;
8. obsługi zgłoszeń dotyczących usterek, awarii, napraw, nieruchomości wspólnej oraz innych spraw związanych z funkcjonowaniem Wspólnoty;
9. umożliwienia komunikacji pomiędzy użytkownikami Aplikacji oraz pomiędzy użytkownikami a Zarządem;
10. przekazywania powiadomień związanych z działalnością Wspólnoty;
11. zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, kontroli dostępu, wykrywania błędów i nadużyć oraz prowadzenia niezbędnych logów technicznych;
12. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawę prawną przetwarzania stanowi, zależnie od rodzaju czynności:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Wspólnocie lub jej Zarządzie, w szczególności wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak zapewnienie sprawnego zarządzania nieruchomością, komunikacji, zapewnienie bezpieczeństwa systemu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
w przypadkach, w których konkretny sposób przetwarzania wymaga zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
§ 5. Głosowania właścicieli lokali
1. Aplikacja umożliwia przeprowadzanie głosowań dotyczących uchwał Wspólnoty.
2. W celu zapewnienia możliwości ustalenia prawidłowości głosowania Aplikacja może przechowywać informacje pozwalające określić w szczególności:
a) osobę uprawnioną do głosowania;
b) lokal i udział przypisany do głosu;
c) datę i czas oddania głosu;
d) treść oddanego głosu;
e) uchwałę, której dotyczył głos;
f) historię przeprowadzonych głosowań.
3. Dane dotyczące głosowań mogą być przechowywane również po zakończeniu głosowania, jeżeli jest to niezbędne do udokumentowania prawidłowości podjęcia uchwały, wykonania obowiązków Administratora albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
§ 6. Zgłoszenia, zdjęcia i dokumenty
1. Użytkownik może za pomocą Aplikacji przekazywać zgłoszenia dotyczące w szczególności awarii, usterek oraz innych spraw związanych z nieruchomością.
2. Do zgłoszenia mogą zostać dołączone zdjęcia lub dokumenty.
3. Treści publikowane przez użytkownika mogą, zależnie od rodzaju funkcjonalności, być widoczne dla innych uprawnionych użytkowników Aplikacji.
4. Użytkownik powinien unikać zamieszczania w zgłoszeniach lub załącznikach danych osobowych osób trzecich, które nie są niezbędne do rozpatrzenia sprawy.
5. W szczególności użytkownik nie powinien bez potrzeby zamieszczać kopii dokumentów tożsamości, numerów PESEL, danych dotyczących zdrowia, danych finansowych osób trzecich ani innych informacji o charakterze prywatnym, jeżeli ich przekazanie nie jest konieczne do rozwiązania zgłoszonej sprawy.
§ 7. Komunikacja w ramach Aplikacji
1. Aplikacja może umożliwiać komunikację pomiędzy użytkownikami oraz przekazywanie informacji przez Zarząd Wspólnoty.
2. Aplikacja nie zapewnia prywatnej komunikacji pomiędzy użytkownikami, o ile dana funkcjonalność nie stanowi wyraźnie inaczej.
3. Użytkownik powinien przyjąć, że informacje zamieszczane w obszarach wspólnej komunikacji mogą zostać udostępnione pozostałym użytkownikom posiadającym dostęp do danego obszaru Aplikacji.
§ 8. Powiadomienia
1. Administrator może przekazywać użytkownikom informacje dotyczące funkcjonowania Wspólnoty, rozliczeń, dokumentów, uchwał, głosowań, awarii, zgłoszeń i innych spraw związanych z zarządzaniem nieruchomością.
2. Powiadomienia mogą być przekazywane za pomocą:
a) Aplikacji;
b) powiadomień typu push;
c) poczty elektronicznej;
d) wiadomości SMS;
e) komunikatora WhatsApp.
3. Uruchomienie nowego kanału komunikacji może wiązać się z korzystaniem z usług zewnętrznego dostawcy. Przed rozpoczęciem wykorzystywania takiego kanału Administrator zapewni wymagane prawem informacje dotyczące przetwarzania danych, w szczególności jeżeli korzystanie z danego dostawcy będzie powodowało przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
4. Kanały komunikacji wskazane powyżej służą komunikacji związanej z funkcjonowaniem Wspólnoty. Administrator nie wykorzystuje danych użytkowników w Aplikacji do przesyłania reklam ani marketingu niezwiązanego z działalnością Wspólnoty.
§ 9. Dane techniczne, logi oraz pliki cookies
1. W związku z korzystaniem z Aplikacji serwer może automatycznie rejestrować dane techniczne niezbędne do zapewnienia działania, bezpieczeństwa i diagnostyki systemu.
2. Dane te mogą obejmować w szczególności adres IP, datę i godzinę połączenia, informacje dotyczące przeglądarki, systemu operacyjnego, żądanego zasobu oraz informacje o błędach i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.
3. Aplikacja może wykorzystywać technicznie niezbędne mechanizmy przechowywania informacji w urządzeniu użytkownika, w szczególności pliki cookies lub podobne mechanizmy, jeżeli są konieczne do utrzymania sesji, zalogowania użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania Aplikacji.
4. Administrator nie wykorzystuje Aplikacji do celów reklamy behawioralnej.
5. Administrator nie wykorzystuje danych użytkowników do profilowania marketingowego.
§ 10. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane:
1. członkom Zarządu Wspólnoty i osobom upoważnionym do wykonywania czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością;
2. dostawcy infrastruktury hostingowej:
**Prociv spółka z ograniczoną odpowiedzialnością**
ul. Czerniawska 2A/27
50-576 Wrocław
KRS: 0000393293
NIP: 8971776931
REGON: 021669296
operatorowi serwisu VH.PL;
3. dostawcom usług informatycznych niezbędnych do funkcjonowania lub zabezpieczenia Aplikacji;
4. dostawcom poczty elektronicznej oraz systemów dostarczania powiadomień;
5. dostawcom usług SMS lub WhatsApp — po uruchomieniu takich funkcjonalności;
6. podmiotom świadczącym na rzecz Wspólnoty usługi prawne, księgowe, techniczne lub administracyjne — jeżeli dostęp do określonych danych jest niezbędny do wykonania ich zadań;
7. organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
W zakresie treści publikowanych przez użytkownika w częściach Aplikacji dostępnych innym użytkownikom odbiorcami danych mogą być również pozostali użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia dostępu.
§ 11. Hosting i kopie bezpieczeństwa
1. Aplikacja jest utrzymywana przy wykorzystaniu infrastruktury hostingowej VH.PL, której operatorem jest Prociv sp. z o.o.
2. Zgodnie z przyjętym modelem technicznym kopie zapasowe danych mogą być wykonywane przez dostawcę usług hostingowych.
3. Kopie zapasowe służą zapewnieniu ciągłości działania, integralności i możliwości odtworzenia danych w przypadku awarii, błędu lub incydentu bezpieczeństwa.
4. Dostęp do kopii zapasowych oraz okres ich przechowywania podlega zasadom bezpieczeństwa i retencji przyjętym przez Administratora oraz dostawcę infrastruktury.
§ 12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Podstawowa infrastruktura hostingowa Aplikacji znajduje się w Polsce.
2. Administrator dąży do korzystania z usług umożliwiających przetwarzanie danych na terytorium Polski lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Niektóre przyszłe funkcjonalności, w szczególności związane z zewnętrznymi systemami powiadomień lub komunikatorami, mogą korzystać z usług podmiotów prowadzących działalność również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
4. Jeżeli uruchomienie takiej funkcjonalności będzie wiązało się z przekazaniem danych osobowych do państwa trzeciego, Administrator zastosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO i odpowiednio uzupełni informacje przekazywane użytkownikom.
§ 13. Okres przechowywania danych
1. Dane związane z aktywnym kontem są przetwarzane przez okres, w którym użytkownik posiada uprawnienie do korzystania z Aplikacji oraz przez dalszy okres, w którym przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków Wspólnoty.
2. Utrata prawa własności lokalu, zaprzestanie korzystania z Aplikacji albo zamknięcie konta nie powodują automatycznego usunięcia wszystkich danych użytkownika.
3. Dane dotyczące rozliczeń, dokumentacji Wspólnoty, własności lokalu, udziałów, uchwał i głosowań mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działań Wspólnoty.
4. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia odpowiedniego postępowania.
5. Dane zawarte w zgłoszeniach dotyczących awarii i usterek są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia, udokumentowania wykonanych działań oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.
6. Dane techniczne i logi systemowe są przechowywane przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, diagnostyki i zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji.
7. Dane zawarte w kopiach zapasowych mogą pozostawać w nich do czasu nadpisania lub usunięcia właściwej kopii zgodnie z harmonogramem wykonywania i przechowywania kopii zapasowych.
8. Po ustaniu celu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane albo dozwolone na podstawie przepisów prawa.
§ 14. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują — na zasadach określonych w RODO — w szczególności:
a) prawo dostępu do swoich danych;
b) prawo otrzymania kopii danych;
c) prawo sprostowania nieprawidłowych danych;
d) prawo żądania usunięcia danych;
e) prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
f) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
g) prawo do przenoszenia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w art. 20 RODO;
h) w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie — prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo żądania usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem, w szczególności jeżeli ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem: zarzad[at]batorego12.eu
§ 15. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, którym w Polsce jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wyłącza możliwości korzystania z innych środków ochrony prawnej przewidzianych przepisami prawa.
§ 16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe przetwarzane w ramach Aplikacji nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Aplikacja nie służy do profilowania użytkowników w celach marketingowych lub reklamowych.
§ 17. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych odpowiednio do charakteru przetwarzanych danych i związanego z tym ryzyka.
Dostęp do danych powinny posiadać wyłącznie osoby, które potrzebują go w związku z wykonywaniem powierzonych im zadań.
Administrator podejmuje działania służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
§ 18. Aktualność danych
Użytkownik powinien poinformować Wspólnotę o zmianie danych mających znaczenie dla zarządzania nieruchomością lub korzystania z Aplikacji, w szczególności zmianie adresu e-mail, numeru telefonu lub adresu do korespondencji.
Administrator może aktualizować dane na podstawie informacji uzyskanych zgodnie z prawem w ramach wykonywania obowiązków Wspólnoty.
§ 19. Usunięcie lub dezaktywacja konta
Użytkownik nie usuwa samodzielnie konta z poziomu Aplikacji.
Wniosek dotyczący dezaktywacji konta lub usunięcia danych można przekazać Wspólnocie, w szczególności na adres: zarzad@batorego12.eu
Dezaktywacja konta nie jest równoznaczna z usunięciem wszystkich danych dotyczących użytkownika, jeżeli Wspólnota posiada podstawę prawną do ich dalszego przetwarzania.
§ 20. Zmiany Polityki Prywatności
1. Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
a) zmiany przepisów prawa;
b) zmiany sposobu działania Aplikacji;
c) uruchomienia nowych funkcjonalności;
d) rozpoczęcia korzystania z nowych dostawców usług;
e) zmiany zakresu lub sposobu przetwarzania danych osobowych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest udostępniana użytkownikom w Aplikacji.
3. Jeżeli zmiana ma istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych, użytkownicy zostaną o niej poinformowani w odpowiedni sposób.